[MODELO] Gestão do Caixa: Roteiro de Procedimentos
Contabilidade gerencial – Gestão do caixa – Roteiro de Procedimentos
A gestão do caixa está intimamente relacionada com o modo pelo qual a empresa efetua o gerenciamento de entrada e de saída de seus recursos, constituindo-se, assim, em um importante instrumento de apoio à tomada de decisões, especialmente em relação à disponibilidade de investimentos. Neste Roteiro, são analisados, dentre outros assuntos, as transações que afetam e não afetam o caixa e o monitoramento do nível de segurança do caixa.
Contabilidade gerencial – Gestão do caixa – Roteiro de Procedimentos
Roteiro Federal/Contábil – 2009
Sumário
I.Transações que afetam o caixa
II.Transações que não afetam o caixa
III.1Indicador para período normal de atividades
III.2Indicador para períodos de pico (melhores períodos de atividades)
III.3Exemplo da utilização das fórmulas para apuração do nível de caixa necessário
III.4Monitoramento do nível de segurança do caixa
III.4.1Exemplo de Monitoramento
IV.Referência para gerenciamento do caixa
A gestão do caixa está intimamente relacionada com o modo pelo qual a empresa efetua o gerenciamento de entrada e de saída de seus recursos, constituindo-se, assim, em um importante instrumento de apoio à tomada de decisões, especialmente em relação à disponibilidade de investimentos.
Em termos financeiros, "caixa" são todos os valores monetários e outras fontes imediatamente disponíveis à administração da entidade para a aquisição de novos ativos e a redução de seus passivos.
De acordo com a legislação societária, os valores em dinheiro, em bancos e em cheques, em mãos e em trânsito, sem restrições para aplicação imediata, são classificados no grupo "disponibilidades", devendo ser o primeiro grupo apresentado no Balanço Patrimonial e que, para efeitos de análise, representa a liquidez da entidade.
I. Transações que afetam o caixa
Existem dois principais grupos de transações que afetam o caixa, devendo serem considerados para seu melhor gerenciamento:
a) transações que aumentam o caixa:
– integralização de capital social pelos proprietários em dinheiro;
– empréstimo bancário e financiamento oriundo de instituições financeiras;
– vendas de Ativos Imobilizados;
– recebimentos;
– outras entradas, como juros recebidos, indenizações de seguros, etc.
b) transações que diminuem o caixa:
– pagamento de dividendos e distribuição de lucros;
– pagamento de juros, correção monetária de dívidas;
– aquisição de bens do Ativo Imobilizado;
– compras à vista e pagamento a fornecedores;
– pagamentos de despesas ou custo referente a contas a pagar e outros gastos.
II. Transações que não afetam o caixa
Contrariamente ao tópico I, existem transações realizadas pela entidade, bem como despesas ou custos decorrentes dessas transações, que não afetam o caixa, por não haver encaixe ou desencaixe de dinheiro, como por exemplo:
– depreciação, amortização e exaustão;
– provisão para devedores duvidosos;
– correção monetária de balanço;
– acréscimo ou diminuições de investimentos avaliados pelo método de equivalência patrimonial, sem que haja compra ou venda de bens ou direitos.
III. Nível de caixa necessário
As empresas com saúde financeira, com um bom índice de liquidez, em geral apresentam os seguintes fatores para a avaliação do nível de recursos que necessitam ser mantidos em caixa ou em disponibilidades:
a) cobertura de transações: referente às operações do dia-a-dia da empresa, como o saldo adequado, normalmente oriundo de suas receitas, para cobrir o pagamento de salários e ordenados, bens de consumo, insumos, contas de consumo em geral, etc;
b) cobertura de contingências: referente aos fatos inesperados, emergenciais, que possam requerer a disponibilidade imediata de recursos e contribuir para que a empresa honre os compromissos assumidos com seus credores, evitando-se, assim, a negativação de sua imagem; e
c) cobertura de oportunidades: referente à necessidade de disponibilidade de recursos para aproveitamento de oportunidades surgidas para compras com descontos especiais e investimentos em ampliação do mesmo ou implantação de novos negócios, aumentando os lucros e realizando os seus objetivos sociais.
Para se saber exatamente o saldo que se deve alocar para o caixa, é importante se atentar para o "nível de segurança" que para esse será estabelecido em termos de disponibilidade mínima necessária para a cobertura das referidas transações, contingências e oportunidades existentes, o que pode contar com a ajuda de "indicadores financeiros de segurança", determinados por fórmulas, por exemplo, em relação a períodos "normais" e a períodos "de pico".
As respectivas fórmulas para determinação do nível de caixa necessário, a título de sugestão, correspondem às apresentadas nos subtópicos a seguir:
III.1 Indicador para período normal de atividades
O indicador para períodos normais pode ser obtido pela seguinte fórmula:
NCN = DCD x SMD
Onde:
– NCN = Nível de Caixa Necessário;
– DCD = Dias de Caixa Desejáveis; e
– SMD = Saídas Médias Diárias.
A definição dos dias desejáveis é atribuição da gerência financeira ou da tesouraria da empresa e as saídas médias diárias, correspondentes aos desembolsos financeiros para a efetuação dos pagamentos realizados, são obtidas da contabilidade.
III.2 Indicador para períodos de pico (melhores períodos de atividades)
O indicador para períodos de pico pode ser obtido pela seguinte fórmula:
NCN = DCD x MSC
Onde:
– NCN = Nível de Caixa Necessário;
– DCD = Dias de Caixa Desejáveis; e
– MSC = Maiores Saídas de Caixa.
III.3 Exemplo da utilização das fórmulas para apuração do nível de caixa necessário
A gerência financeira determina que o nível de segurança do caixa deve ser suficiente para cobrir 15 dias de pagamentos da empresa. A contabilidade, por sua vez, através das movimentações registradas no "razão", indica que as saídas médias diárias de recursos do caixa foram de R$ 4.838,70.
Com a aplicação da fórmula para apuração do indicador para período normal de atividades (NCN = DCD x SMD), temos o seguinte saldo de caixa:
NCN = 15 x R$ 4.838,70 = R$ 72.580,50
Ainda, pode-se preferir tomar como base o dia de maior transação financeira da empresa, sendo que a maior saída de caixa em determinado dia do mês, conforme informado pela contabilidade, por exemplo, no valor de R$ 6.429,30, indica o valor a ser considerado como multiplicador da fórmula para apuração do indicador para períodos de pico.
Com a aplicação da respectiva fórmula (NCN = DCD x MSC), temos o seguinte saldo de caixa:
NCN = 15 x 6.429,30 = R$ 96.439,50
III.4 Monitoramento do nível de segurança do caixa
Com base na utilização das fórmulas anteriores, a empresa poderá monitorar se o nível de caixa necessário está sendo atendido, o que garantirá ou não o nível de segurança do caixa estabelecido pela gerência financeira ou tesouraria, ou seja, o valor mínimo disponível para que a empresa honre os compromissos assumidos.
Este monitoramento será acompanhado periodicamente com a utilização das seguintes fórmulas:
a) para períodos normais:
DED = SMC / SMD
Onde:
– DED = Dias Efetivamente Disponíveis (em relação ao saldo de caixa verificado);
– SMC = Saldo Médio de Caixa; e
– SMD = Saídas Médias Diárias.
b) para períodos de pico:
DED = MSA / MSC
Onde:
– DED = Dias Efetivamente Disponíveis (em relação ao saldo de caixa verificado);
– MSA = Maior Saldo Apurado; e
– MSC = Maiores Saídas de Caixa.
III.4.1. Exemplo de Monitoramento
Observadas as fórmulas, anteriormente discriminadas, a título de exemplo podemos considerar os seguintes dados, verificados junto à tesouraria:
– SMC = R$ 58.064,40;
– SMD = R$ 4.838,70;
– MSA = R$ 69.436,44; e
– MSC = R$ 6.429,30.
Com a aplicação das fórmulas, temos:
a) para períodos normais:
DED = 58.064,40 / 4.838,70 = 12 dias
Assim, podemos concluir que o saldo de caixa, em dias efetivamente disponíveis para períodos normais, está insuficiente em relação ao estabelecido pela gerência financeira (15 dias), abalando o nível de segurança do caixa, cabendo alocação de recursos que possam corresponder aos critérios determinados pela administração da empresa.
b) para períodos de pico:
DED = 69.436,44 / 6.429,30 = 10,8 dias
Do mesmo modo que a apuração anterior, podemos concluir que o saldo de caixa, em dias efetivamente disponíveis para períodos de pico, está insuficiente em relação ao estabelecido pela gerência financeira, abalando o nível de segurança do caixa, cabendo alocação de recursos que possam corresponder aos critérios determinados pela administração da empresa.
IV. Referência para gerenciamento do caixa
Apenas com o acompanhamento, ao longo do tempo, dos fluxos de entradas e de saídas de recursos é que se obterá um sistema de controle do caixa adequado, ou seja, o melhor referencial para a definição das regras de gerenciamento do caixa da empresa somente advirá com o estudo da evolução histórica desses fluxos.
